Secrétaire Administrative

Cette fiche de poste a pour objet de définir les missions, responsabilités et exigences liées à la fonction de Secrétaire Administrative. Elle précise les activités essentielles à assurer, notamment la continuité du service en cas d’absence de l’une des deux secrétaires, incluant le standard téléphonique, l’accueil des visiteurs, des familles et des prestataires.

La fonction implique un devoir strict de confidentialité, de réserve et de discrétion. Le respect du secret professionnel est impératif ; toute transgression peut entraîner des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.

La liste des missions et activités présentée dans cette fiche n’est ni exhaustive ni limitative. Elle pourra évoluer en fonction des besoins du service et être modifiée à tout moment par le Directeur ou par le Siège.

LIEN HIERARCHIQUE 

• Sous l’autorité du Directeur

RELATIONS FONCTIONNELLES 

• Direction
• IDEC
• Responsable Hygiène & Qualité
• Service RH/Paie du Siège
• Cadres de l’établissement

MISSION DU POSTE :  Assurer le secrétariat général de l’établissement

• Garantir l’accueil téléphonique et physique du secrétariat
• Réaliser la mise en forme des travaux de secrétariat
• Soutenir la gestion administrative des Ressources Humaines
• Contribuer au suivi administratif mensuel (paie, notes de frais)
• Gestion administrative de la formation
• Veiller au respect des procédures internes, des obligations légales et de la confidentialité
• Archivage de documents

ACTIVITES PRINCIPALES : 

• Accueil téléphonique et physique :
• Répondre aux appels entrants et orienter les interlocuteurs
• Accueillir les visiteurs, prestataires et familles
• Renseigner les familles en cas d’absence d’un e collègue
• Assurer la continuité du standard et de l’accueil en toutes circonstances
• Mise en forme et travaux de secrétariat :
• Rédiger et mettre en forme les courriers, documents et rapports
• Préparer les comptes rendus de réunion
• Mettre en page les supports administratifs ou internes
• Assurer la qualité, la cohérence, l’affichage et l’archivage des documents produits

Gestion administrative des Ressources Humaines :

• Mettre à jour les plannings sur ORGANISOR
• Vérifier les compteurs (CP, RTT, RCN, jours fériés)
• Collecter et transmettre les documents d’embauche au siège
• Vérifier l’authenticité des diplômes auprès de l’ARS et conserver la preuve des contrôles effectués
• Rédiger les contrats de travail et suivre leur signature
• Organiser et assurer le suivi complet des visites médicales d’embauche en lien avec le centre médical du travail (planification, échanges, convocations
• Réaliser les DPAE
• Renouveler les périodes d’essai selon les directives du Directeur
• Informer les cadres et le siège des absences, arrêts maladie et retards
• Transmission des dossiers de mutuelle complétés par les salariés au service RH du siège
• Déclarer les accidents du travail sur Net Entreprises, tenir à jour le registre interne des AT et informer le Siège de chaque événement
• Classer les dossiers du personnel 
• Tenir le registre du personnel et des stagiaires

Suivi administratif mensuel

• Collecter et vérifier les notes de frais
• Faire valider les notes de frais par le Directeur
• Transmettre les justificatifs au siège avant les échéances
• Mettre à jour les plannings pour la préparation de la paie
• Transmettre les éléments variables (repas, transport, primes, frais) dans les délais impartis

Gestion administrative de la formation

• Mettre à jour le plan de développement des compétences 
• Contacter, en lien avec les cadres, les organismes agréés et l’OPCO afin d’obtenir les devis, conventions et programmes nécessaires à la mise en œuvre des actions de formation
• Transmettre les listes des salariés concernés par chaque action de formation et préparer les convocations
• Assurer le suivi administratif des formations après leur réalisation, notamment la réception des factures et des feuilles de présence, puis la transmission de l’ensemble des justificatifs au Siège.
• Mettre à jour les dossiers du personnel avec les justificatifs de formation et assurer l’archivage des documents associés

Archivage de documents

ACTIVITES ANNEXES

• Participation ponctuelle à l’organisation logistique d’événements internes
• Soutien administratif aux cadres selon les besoins du service
• Classement, archivage et mise à jour de documents transversaux
• Remplacement ponctuel sur certaines tâches administratives en cas d’absence d’un e collègue

MODALITES D’EXERCICE 

• Poste exercé au sein du secrétariat de l’établissement
• Activités réalisées en collaboration avec les services internes et le Siège
• Travail en présentiel, avec nécessité d’assurer la continuité du service
• Respect des délais, des procédures internes et du secret professionnel